ПОЛИТИКА ЗА ПРИЕМАНЕ НА ДАРЕНИЯ 

РАЗДЕЛ I ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. (1) Тази инструкция регламентира дейността на Регионална Народна библиотека „Иван Вазов“ – Пловдив (наричана по-нататък библиотеката) за приемане на дарения.
(2) Обект на тази инструкция са дарения, усвоявани от библиотеката по смисъла на Наредба № 3 от 18 ноември 2014 г. за съхраняването, ползването и разпореждането с документи от библиотечния фонд.
Чл. 2. (1) Библиотеката насърчава дарения, които са в съответствие с нейните функции, цели и задачи.
(2) Подборът на дарения се подчинява на политиката на управление на библиотечния фонд, нормативните принципи на комплектуване и политиката на изграждане на колекциите.
(3) Подборът на предлаганите дарения следва потребностите на общността, която библиотеката обслужва.
Чл. 3. Към подбора на дарения се прилагат същите критерии, както тези, които се прилагат при покупката на нови библиотечни документи.
Чл. 4 (1) Библиотеката приема в дар следните видове документи: книги, продължаващи издания, графични издания (оригинални картини, художествени литографии, щампи, гравюри, плакати, листова графика, пана, пластики и т.н.), картографски издания, печатни музикални издания, патенти и стандарти, аудиовизуални документи (грамофонни плочи, звукозаписи, компактдискове, видеокасети, филми, диапозитиви, диафилми), електронни документи, ръкописи, архивни документи, фотодокументи, микроформи, лични библиотеки на видни личности.
(2) По изключение, библиотеката може да приеме и материали с небиблиотечен характер, ако те са интегрална част от предложено дарение. За всеки отделен случай библиотеката подготвя писмена обосновка за изключителните обстоятелства и причини, довели до приемане на подобно дарение.
Чл. 5. Библиотеката може да приема непоискани дарения, но без условия, така че сама да прецени в каква степен се нуждае от предложените документи.
Чл. 6. Библиотеката запазва правото си да разполага с придобитите дарения, както намери за най-добре.
Чл. 7. Библиотеката получава пълни права на собственост върху дарението, когато няма посочени други условия.

РАЗДЕЛ II ПОЛИТИКА ЗА ПРИЕМАНЕ НА ДАРЕНИЯ

Чл. 8. Библиотеката приканва потенциалните си дарители да не изпращат директно даренията, а да отправят своите предложения във вид на списък, съдържащ описание на документите, с оглед предварителната им селекция.
Чл. 9. Библиотеката насърчава дарителите да предоставят авторското право и правата на интелектуална собственост като обществено достояние, за да може тя свободно да се разпорежда с даренията по собствено виждане и за разнообразни цели.
Чл. 10. Даренията се одобряват по установени критерии и процедури, при нужда с участието на библиотечни специалисти в съответната област (напр. за архивни документи, лични библиотеки, редки и ценни документи, оригинални произведения на изкуството и т.н.).
Чл. 11. Приемат се дарения, които могат да се интегрират в библиотечния фонд, т.е. отделните заглавия да бъдат разпределени и усвоени в състава на различните колекции.
Чл. 12. Библиотеката извършва внимателна преценка на необходимостта от включване на даренията в библиотечния фонд и предварителен подбор с оглед равнището на разходите по усвояване, съхранение и опазване на дарението в годините напред.
(1) Библиотеката изисква гаранции, че потенциалният дарител се явява законен собственик или действа от името на друго лице, което е собственик или създател на документите, предложени за дарение.
(2) Библиотеката изисква от дарителя следните данни:
1. Име, адрес и информация за контакт;
2. Ако дарителят не е собственик на предлаганото дарение: пълно име, адрес и информация за контакт с потенциалния дарител, както и информация за връзката му със собственика или създателя на дарението.
(3) За материали, които представляват културна ценност, се изисква информация за техния произход, както следва:
1. за уникални документи – ръкописи, старопечатни книги, редки и ценни издания, архиви и фотодокументи;
2. за оригинални произведения на изкуството;
3. декларация, която удостоверява, че дарителят е законен собственик на предлаганите документи, или че даряващият е законен представител на законния собственик и че няма ограничение на правата да дарява.
4. За дарения, постъпващи от чужбина, които представляват културна ценност, се изисква удостоверение, доказващо, че документите са внесени законно в страната.
(4) За да се определи подходящи ли са за библиотечния фонд предлаганите в дар документи, библиотеката изисква предварителна информация, както следва:
1. Размер на предлаганата колекция – количеството на предлаганите документи, формaта и размера им.
2. Вид на документа – видовете издания, предлагани в дар.
3. Статус на документите, ако представляват културна ценност, с цел спазване на възприетите етични правила за набавяне на документи.
4. Хронологически характеристики – годината на публикуване/създаване на документите.
5. Физическо състояние – състоянието на предлаганите документи.
(5) Библиотеката приема документи само в отлично и добро състояние. Ако предлаганите документи са уникални, редки и ценни, се допуска приемане и в лошо състояние, след експертно мнение, направено от реставратора от Лабораторията за реставрация и консервация. За големите колекции, предлагани в дар и за личните библиотеки, се извършва оценка на място, преди да се вземе окончателно решение за тяхното приемане.
Чл. 13. Библиотеката си запазва правото да отчислява дарението в бъдеще време, ако състоянието на поддържаната колекция изисква това или възникнат обстоятелства, променящи политиката на управлението ѝ.
Чл. 14. Допустими специални предварителни условия, които дарителят може да постави са, както следва:
1. Маркиране на дарението с името на дарителя. Такова изискване се взима под внимание, само ако дарението включва уникални документи.
2. Специфично място за експониране и съхранение. При поставяне на условие всички документи да се експонират компактно на едно място, да бъдат обособени в отделна колекция или в самостоятелно помещение, библиотеката преценява уместността на това условие.
3. Публичност. Библиотеката подкрепя правото на дарителя да разгласи публично акта на даряване чрез прессъобщения, концерти, изложби или онлайн, за да получат обществено признание и оценка на дарителския жест.
Чл. 15. Библиотеката прави предварителна оценка на ресурсите, необходими за приемане, обработка, организация на доставката, опазване, съхранение, разкриване и популяризиране на дарението, преди да вземе окончателно решение за неговото усвояване.

РАЗДЕЛ III ОТОРИЗИРАНИ СЛУЖИТЕЛИ В ПРОЦЕСА НА ПРИЕМАНЕ НА ДАРЕНИЯ

Чл. 16. Библиотеката оторизира служители, които да я представляват на различни етапи от придобиването на даренията.
Чл.17. Оторизирани служители за работа с даренията са, както следва:
(1) за искане на дарения: директорът на библиотеката, гл. библиотекар отдел „Комплектуване. Продължаващи издания и международен обмен“, главните библиотекари на структурните звена, поддържащи специализирани фондове.
(2) за оценка на даренията: Съвет по комплектуване
(3) за приемане на дарения: отговорен служител от отдел „Комплектуване. Продължаващи издания и международен обмен“.
(4) за поднасяне на благодарност: директорът на библиотеката.
(5) за подписване на договор с дарителя/донора: директорът на библиотеката и гл. счетоводител.

РАЗДЕЛ IV ПРЕГОВОРИ ЗА ДАРЕНИЯ

Чл. 19. Само оторизираните служители представляват библиотеката при воденето на преговори с потенциални дарители.
Чл. 20. Предварителните преговори не са условие и не предполагат задължително приемане на даренията.
Чл. 21. При поставяне на допълнителни условия, преговорите се поемат от директора или от упълномощен от него служител до финализирането им, включително и с помощта на юридическа експертиза.

РАЗДЕЛ V ИЗКАЗВАНЕ НА БЛАГОДАРНОСТ ЗА ДАРЕНИЯТА

Чл. 22 (1) В отговор на всяко постъпило дарение (отделен документ или цяла колекция) библиотеката изготвя и изпраща благодарствено писмо.
(2) Благодарственото писмо се изпраща след като дарението бъде усвоено.
(3) За по-големите, ценни и значими дарения, за лични библиотеки и за даренията, за които дарителят е поставил специални условия, се оформят договори по образец.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. Настоящата Инструкция е обсъдена от главните библиотекари и е предложена за утвърждаване от директора на библиотеката.
§ 2. Настоящата Инструкция е изработена на основание на националната библиотечна законодателна рамка и указанието Дарения за библиотечните фондове: Насоки за библиотеките. Постоянен комитет на ИФЛА за развитие на библиотечните фондове. ИФЛА, 2008.
§ 3. Настоящата Инструкция влиза в сила от 01.11.2017 г.